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高校財務報賬方式的應用及優化

出處:論文網
時間:2019-03-07

高校財務報賬方式的應用及優化

  隨著我國經濟的飛速發展,高等教育越來越受到社會的重視和認可,高校辦學規模不斷擴張,資金來源不斷增多,導致傳統的報賬模式已經不能滿足日益增長的業務需要。而解決這個問題,就要從現行的報賬模式下手,不斷優化,不斷創新。

  1 目前高校的報賬現狀

  高等學校在全球金融危機的大背景下進行了擴招,辦學規模不斷擴大,隨著學院、系數量和種類的不斷增加,各部門投入的經費也逐漸的提升。同時科研數量的增多,使得各高校的財務管理工作日漸復雜化,多樣化。業務量的增加并且報賬人員的增多,使得人數不變的財務人員的工作量突增。高校財務經濟管理中處于最基礎地位的就是報賬工作,相對于企業財務來說,高校報賬工作所面對的票據種類和數量更多。雖然前臺報賬人員十分辛苦的工作,但集中報賬時排長隊等待業務辦理的現象仍然無法得到根本上的緩解。報賬業務涉及到財務信息是否準確、可靠,而財務信息對政府及學校負責人的決定也具有著非常重要的職能功效。在報賬工作政策性強,工作量大,業務繁瑣的實際情況下,如何完善當前的報賬系統,保持報賬的正確性和及時性是現在每個高校財務工作者普遍面臨的問題。

  2 現在普遍實行的報賬流程及制度

  部門及院系二級報賬人員或科研人員收集稅務局或財政局監制的原始單據,并進行分類、粘貼,填寫報銷單,注明大小寫金額、支出項目編號,原始憑證張數并由經辦人、驗收人簽字,報所在部門經費審批負責人簽字并加蓋公章;經財務處處長簽字后持報銷單到財務處填寫資金指標使用本,并與審核人員約定報賬時間;根據全年預算的執行情況,經審核人員審核通過后,分類匯總,編制會計憑證,打印憑證并與報賬人員核對本次報賬數目;出納人員辦理公務卡、支票、轉賬等結算手續,單筆支出超過千元須支票支付;財務復核人員對憑證進行復核。

  3 現行的高校財務報賬方式有待解決的難題

  3.1 報賬工作量日益增大 現在高校資金來源越來越廣泛,越來越多元化,報賬科目也越來越復雜。例如在經費來源上除了國家財政,市財政,市教委直接撥款的上級補助外,還有各院系舉辦培訓班的學費收入,科研經費的收入,社會捐助,后勤產業化的收入等。財務報賬人員不僅要對原始憑證的張數,金額的真實性和準確性進行審核,還要對報銷單上經辦人,負責人的簽字及公章的手續進行把關,甚至要對不熟悉報賬流程的老師詳細的解釋及說明,從而造成了報賬工作量的增大,進而形成了財務處無時無刻不在排大隊等待報賬的狀況的出現。

  3.2 報賬時間過于集中 高校財務管理業務具有一定的特殊性,大多數部門經費及科研經費的報賬集中在每個月中后期及學期末,體現了財務報賬時間的集中性這個特點。報賬時間分布不平均造成工作量在一段時間內激增,大量報賬業務集中在同一時間,使得財務人員的工作壓力被放大,對于報賬工作的產出數量及質量造成了一定影響。

  3.3 報賬過程很難一次通過 ①人員更替:隨著高校規模的擴大,人才引入及人員流動越來越頻繁,這就造成了報賬人員更替速度越來越快。新畢業的報賬人員雖然具備較為豐富的專業知識,但對高校報賬業務的規定及流程卻不是太熟悉,還需要進一步的培訓及鍛煉。②信息不對稱:信息的傳播范圍、信息的理解情況以及信息的透明程度對教職工是否能夠順利進行報賬業務起著很重要的決定作用。然而,許多教職工平時忙于教學、科研,很少有時間在校園網上瀏覽相關的政策、流程,造成了報賬工作無法一次性通過,多次往返財務處,多次更改報銷單,因而加大了財務報賬人員審核業務的時間成本,降低了財務工作的效率。

  4 優化高校財務報賬系統的措施

  4.1 提高財務人員的素質 一方面,財務人員要善于調節和控制自己的情緒,保持良好的心態,適當的與教職工進行簡單交流,緩解報賬人員等待核算時的焦慮不安情緒,并注意溝通的方式、方法與技巧,取得大家的理解,進一步提高師生的需求滿意度。另一方面,可以定期舉辦財務人員的工作探討會,解決各崗位在平常報賬工作中遇到的問題。不定期的向其他兄弟單位進行調研、學習,積極吸取他人的先進經驗,努力提高工作效率。

  4.2 優化報賬程序,均衡報賬人流量 ①完善報賬排號體系,科學分配報賬工作,減少等待時間,開發相應的報賬網上預約系統,專人管理,連接數據,及時更新排隊報賬人數,均衡報賬人流量,從而提高報賬的質量和效率。②設立專項業務報賬時間。有些簡單的報賬業務并不繁雜,需要的手續也較少,例如,外地教職工探親路費,婚喪補助,獨生子女奶品費。單獨設立報賬時間可以減少報賬人員的現場等待時間,避免和常規報賬工作相疊加,分流報賬人流。③均衡報賬人流量,錯峰辦理業務,如教職工的借款、暫付款等沖賬工作應回避月初,月末報賬繁忙時期,可在月中集中辦理。而年終,月末拿著大量票據一起報賬的教職工屬“非理性”的消費群體,財務處應合理調配人力,預約好審核、制單、支付的時間,完成此部分教職工的報賬業務,同時也不影響日常部門、院系的報賬工作。

  4.3 培訓二級報賬人員,增強信息的透明度 ①二級報賬人員對政策規定的了解及對報賬業務流程熟悉的情況在很大程度上影響著報賬是否能夠順利完成。而從總體來說,報賬人員的財務專業知識水平較低,對政策性文件了解的也不夠全面。二級報賬人員在把票據送往財務處之前預先審核,檢查手續是否齊全,該筆項目是否可以列支,這樣就可以提高財務處審核的速度與質量。財務部門可以根據實際情況,適時的舉辦一些政策變更的宣講會,財會知識的小講座,普及報賬制度及流程,繼而提高二級報賬人員的專業知識,從而提高工作效率。②為避免因提供無法報賬的票據,相關手續不齊全的原因而造成的問題,報賬流程及相關政策要做到透明化。并且還應根據實際情況,制定適合本校的流程及標準,通過校園網等途徑及時發布,增強相關知識的宣傳力度。也可以將規范的樣本作為范例放置于財務處醒目的地方,以供參考。還可利用現在較為流行的微信、微博等方式,構建交流平臺,及時解答師生在報賬環節中遇到的問題。   4.4 高校可利用先進的計算機網絡技術推出網上報賬系統

  4.4.1 現狀 目前,從高校實際報賬流程來看,報賬過程中最繁瑣,耗時最長的環節就是前臺審核制單的過程。在審核制單的過程中財務人員與報賬人員要往復傳遞、粘貼票據、修改、審核、錄入財務賬務系統。雖然,目前大部分高校已經使用了會計電算化的相關財務軟件,減少了許多繁瑣的人工過程,但是審核制單的過程仍無法避免。

  4.4.2 流程 而利用網上報賬系統這個平臺,報賬人員就可以在任何時間、任何地點登錄系統,錄入報賬信息,提交報賬申請,查看申請情況,然后打印出“報賬預約單”連同全部相關的原始票據打包投遞到指定的投遞處,等待審核。通過該系統財務人員可以提前了解本月報賬情況并安排人員進行報賬。安排好全部工作后,通知報賬人員,從網上報賬系統中調出相應的“報賬預約單”,并對原始票據進行審核,隨后報賬系統就可自助生成完整的記賬憑證。這就將財務人員從大量的信息錄入及查詢工作中解脫出來,同時也保證了信息的準確性、可靠性。從而使會計核算人員的工作從單純的審核型轉為管理型。

  4.4.3 優勢 網上報賬系統的應用目的在于規范財務報賬業務流程,提高財務報賬的工作效率和財務工作的管理水平,節省報賬人員的報賬時間,緩解財務人員的工作壓力,統一、規范財務核算工作,提高財務核算工作的精準性、客觀性以及及時性,更好的做到服務全校師生。

  4.4.4 漏洞 網上報賬系統因其明顯的優勢,必會成為今后高校報賬工作方式的發展方向,但其也有一定的漏洞需要我們去注意。①網絡安全影響著網上報賬系統能否正常使用。黑客攻擊,病毒入侵,設備配置不安全等偶然或惡意的因素時刻威脅著網絡安全。同樣的,為廣大師生提供生活上,教學上便利的校園網也會面臨不穩定等巨大挑戰。而高校報賬系統是以校園網為基石的應用系統,那就意味著校園網的安全性就直接影響著網上保賬系統的安全性。這就需要依靠高校網絡與信息管理中心和財務處的通力合作,進行防范。②報賬人員對系統不熟悉,從而不接受,影響了系統的推廣。對初次接觸網上報賬系統的教職工來說,對系統不熟悉,使用經驗缺乏,欠缺財務知識的現狀反而使得報賬人員覺得使用系統后工作量增加了。與此同時,有許多老師平時忙于行政,教學,科研工作,覺得在網上報賬系統中填寫信息較為麻煩,沒有傳統報賬程序那樣,直接將原始憑證交給財務人員審核方便,從而產生了抵觸情緒,影響了網上報賬系統的全面推廣。③原始憑證投遞存在丟失的風險,容易造成誤會。票據投遞點的數量及地址的設定在很大程度上影響著票據的安全性。同時,網上報賬系統的使用需是以誠信為基礎,報賬人員應準確,真實的填寫報銷單,準備合法合規的原始票據,并對財務人員給予充分的信任。財務人員必須嚴格遵守《會計法》和《會計基礎工作規范》等規定要求,嚴格審核原始票據是否完整可信,準確計算出報賬數額,查看手續是否齊全,進行報賬流程整個程序。如果審核過程中有不誠實的行為,將會引起糾紛,進而影響財務部門的信譽度,影響網上報賬系統的順利推廣。④財務人員與報賬人員的溝通不及時,降低了工作效率。在傳統的報賬方式下,報賬人員和財務人員能夠以面對面的方式進行溝通,相關票據是否合規、經費是否超支、手續是否齊全等情況可以咨詢后及時解決。運行網上報賬系統后,由于報賬人員本人不用到財務處,而財務人員在審核的過程中經常有一些疑問要咨詢報賬人員本人,這時唯一的方法就是通過電話溝通,因為許多問題在電話中不容易交流,經常造成誤解,這就會降低報賬工作的效率。

  總體來說,高校財務網上報賬系統的使用,滿足了師生的報賬需求,提升了服務水平,減少了財務人員低效的重復工作,提高了業務效率,采集了準確可靠地財務信息,便于查詢與監督,使報賬業務基本脫離紙質環節,節省了財務、審計部門的人力消耗,提高辦事效率,實現了與財務系統的整合,同時直接利用財務數據,真正實現財務信息的共享。網上報賬系統這種先進的報賬方式雖然帶給了報賬人員和財務人員許多便利,但仍然有許多繼續改進的地方,我們期待高校能在不斷的摸索中尋找到最適合的報賬模式。

  目前,業務量大,人手缺乏,許多現有的報賬模式無法適應工作要求是很多高校共同面臨的報賬難題。這就需要我們財務工作者發揮自己的專長,創新性開展工作,減少報賬人員等待時間,優化報賬方式,提高工作效率。

高校財務報賬方式的應用及優化

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關鍵字:優化 財務 高校 方式 應用
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