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分析會計電算化系統內部控制

出處:論文網
時間:2019-03-29

分析會計電算化系統內部控制

  一、會計電算化條件下內部控制的現存問題

  1、會計電算化條件下內部控制的現狀

  目前在我國許多電算化會計系統是用戶單位的財務人員和協作單位的計算機人員合作開發的,這就存在著開發和使用脫節的問題,使得設計出來的系統存在許多問題,不能反映企業的實際情況對會計電算化的認識不到位,忽視內部控制制度建設,制度流于形式;數據處理的集中性使會計工作組織會發生質的變化;會計電算化系統運行的復雜性,使內部會計控制的范圍擴大;會計電算化控制手段和方式的變化,加大了電算化系統的控制風險;會計電算化的運行未能建立科學合理的制度體系。

  2、原始憑證數字化,易于偽造

  在手工會計環境下,企業發生的經濟業務均用紙張記錄,這些數據如果被修改,很容易辨別出被修改過的痕跡。但是,在會計電算化系統中,數據被直接記錄在磁盤或光盤上,對數據修改可做到不留痕跡,這就給業務的記錄帶來了風險,計算機的存儲方式是將信息轉化為數字形式存儲在磁光介質上,因此極易被篡改甚至偽造而不留任何痕跡。

  3、內部控制的程序化使得差錯反復發生的可能性增大

  傳統手工會計系統下,由于會計處理環節相對分散,各個環節由不同人員登錄,一個環節數據出現錯誤,在下一個環節還可以發現更正。而在電算化會計系統的環境下,由于數據處理的程序化和集中化,只要一次輸入原始數據,系統就會自動進行多項處理。因此,一旦原始數據出現錯誤,將引發日記賬、明細賬及總賬等出現一系列錯誤,從一個環節蔓延到其他環節,使得錯誤的嚴重性加大。

  4、會計信息系統的安全性風險

  安全性風險主要有以下幾種情況:(1)系統密碼被非法竊取和盜用,會計人員甚至有的外部人員未經授權瀏覽、修改甚至破壞會計資料,舞弊的手段更加隱蔽。(2)由于計算機硬件系統存在物理性,一旦硬件系統出現故障或因停電等其他非人為原因將導致會計數據的丟失,導致數據處理的不準確。(3)存儲數據的磁盤、磁帶等,經過修改、擦除和拷貝均不留痕跡,同時這些磁性物質容易損壞,導致會計信息的丟失。(4)各種各樣的病毒也對安全系統造成威脅,甚至導致計算機系統的癱瘓。(5)網絡財務給會計信息系統帶來的新問題。

  二、會計電算化對內部控制的影響

  1、內部控制形式的變化

  由于電子計算機具有高速、穩定的特點,有很強的邏輯判斷能力和邏輯分析能力,使內部控制形式主要有兩方面的變化:(1)電算化的實現減輕了原手工做帳的工作量;(2)電算化的實現使原手工的內部控制更方便。在電腦里實現例如憑證的借貸平衡校驗;余額、發生額的平衡檢查;各核算與系統之間的數據核對;報表數據的勾稽關系檢查等。

  2、內部控制制度內容的變化

  (1)實現會計電算化后,會計部門不再是內部單純的會計核算崗位,增加了計算機操作、數據錄入、憑證復核、會計軟件維護、硬件維護、系統管理、系統分析、系統設計、程序編制和調試等新的工作崗位,財務管理崗位比手工條件下劃分的更細、投入的人員更多、管理的更加深入。(2)實現會計電算化后,計算機的應用和保護成為新的內容。會計電算化數據的主要儲存形式轉變為機內文件,這使得計算機機內文件的安全保護、備份和恢復、禁止非法操作等成為會計內部控制的又一項重要內容。由于計算機的應用,使防止計算機舞弊和計算機病毒破壞,成為會計內部控制一個新的、至關重要的事。

  三、加強電算化系統的內部控制制度建設的其他建議

  1、明確職責分工,加強組織控制

  由于會計電算化知識與功能的相對集中,必須制定相應的組織和管理控制制度,明確職責分工,加強組織控制。職責分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責相分離。用戶部門指產生原始數據的部門或人員,在這兩者之間進行職責分工的目的,是盡可能保持不相容職能的分離,以及在電算化部門內部的職責分離。電算化部門內部必須把職責分工同組織控制相結合,以實現職權分離,有效地限制和及時發現錯誤或違法行為。

  2、加強內部審計

  會計電算化下的內部審計不僅需要審查會計電算化系統輸出的信息是否可靠,而且還要審查會計電算化系統的內部控制是否健全有效,以及會計系統本身的安全性。通過電算化的內部審計,可以發現各種控制手段的弊端,找出進一步改進的措施。在系統運行的各個環節,都應有內審人員參與,定期檢查和測試電算化會計系統的工作情況,參與指定和監督執行相關管理制度,建議修改或選折會計軟件

  3、建立健全人才培訓制度,提高會計人員素質

  企業應高度重視電算化人才的開發與培養,要提高會計人員計算機業務素質,必須大力加強人才培訓的力度。企業應高度重視電算化人才的開發與培養,積極組織會計人員學習會計電算化知識,掌握計算機先進技術,培養或聘用一批精通技術、熟練應用電算化程序的高級技術人才,推動企業電算化事業由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉變。

  4、網絡的安全控制

  隨著網絡技術的發展及其對會計電算化的影響,安全問題愈加顯得重要。企業應加強網絡安全的控制,在技術上對整個財務網絡系統的各個層次都要采取安全防范措施和規則,建立綜合的多層次的安全體系。網絡安全性指標包括數據保密、訪問控制、身份識別等。

  在受到國際金融危機沖擊和我國高速發展經濟建設的背景下,會計電算化在我國得到了迅速的普及和提高,會計電算化以其高效、準確、方便等優點贏得了廣大財會人員的歡迎,加強會計電算化對企業內部控制影響的研究,強化電算化環境下會計信息系統的內部控制機制建設,不斷探索適合電算化環境的內部控制措施,具有十分重要的現實指導意義。

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關鍵字:電算 內部控制 內部 會計 控制 分析
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