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試論檔案管理信息化建設工作

出處:論文網
時間:2019-04-02

試論檔案管理信息化建設工作

  一、檔案數字化包括對所存檔案通過人工錄入或制成電子計算機文件,也可將檔案歸入電子計算機制成圖形文本,最后刻錄在光盤上,建成數據庫。檔案管理的數字化,將為自動化檢索,為開發利用、為實現檔案資源共享提供優質、高效、快捷的服務。隨著計算機信息技術的發展,檔案數字化需求越來越多,專業化水平也越來越凸顯。利用檔案管理系統對檔案進行數字化管理,是實現信息資源共享和提高檔案利用水平的有效途徑。在數字化實踐過程中,檔案數字化并非十全十美,有些工作做得不盡如人意,常出現掃描質量差、加工流程不合理、功能不全面、系統流程復雜、后期維護難以為繼等問題,影響了檔案管理質量的長期性,這些都是檔案數字化實踐中需要解決的問題。做好檔案數字化實施前期的調研分析。調研本單位檔案和檔案工作現狀,是檔案數字化工作開展的前提和基礎。首先,調查本單位現存檔案的年代、數量、檔案類型、載體形態、管理現狀、庫房管理情況,用以確定檔案數字化項目所需資金,以及在檔案數字化加工中需要進行的各項工作,如是否需要重新整理、排列立卷、裝盒等。其次,調查本單位檔案工作情況,如檔案信息化狀況,檔案歸檔、借閱及銷毀流程、文件的運轉流程、秘密文件的管理、公文的信息化運轉情況以及這些檔案工作中存在的問題等,這些情況將直接決定檔案數字化工作的任務和需要達到的目標。通過兩方面的分析,針對現實管理情況,提出需要解決的問題,確定需要達到什么樣的目標,如,是否需要開發檔案管理系統、是否需要信息部門的支持等,從而確定需要什么樣物質、資金支持等。檔案數字化是一個系統工程,目前,由于檔案數字化缺少統一指導,缺少各種標準,制約了檔案數字化的有序進行,《紙質檔案數字化技術規范》頒布實施后,這個規范有效地指導了紙質檔案數字化工作中的技術實踐,對我們開展檔案數字化提供參考的準繩。有些地方根據實際需要,已經制訂了或正在制訂各自的制度,如某省出臺的《浙江省省直單位紙質檔案數字化實施細則》及《浙江省檔案館紙質檔案數字化成果接收暫行辦法》。北京市2011年4月1日起實施《檔案數字化規范》,正式成為地方標準。通過熟悉、領會這些標準,將規范并促進地方檔案數字化工作,對推進檔案信息資源開發利用、保證檔案實體和信息安全具有指導意義。同時,還要對當前的檔案數字化先進技術有所了解。通過走訪檔案數字化工作優秀單位,我們既能吸取他們的成功經驗,也能彌補他們的不足之處。通過了解他們檔案數字化的業務流程、檔案系統的功能和檔案數字化過程中的注意事項,熟悉檔案數字化最前沿的技術,了解目前檔案數字化的最新進展情況,總結檔案系統功能的優缺點,為更好地做好檔案數字化工作提供借鑒和參考。檔案信息化建設符合社會需求與活動規律。社會信息化導致檔案數量劇增,檔案載體呈現多樣性,檔案內容分散交叉,檔案部門必須改變傳統管理方法,一方面由于社會信息量的激增和新型載體的應用,不宜用傳統的方法來管理檔案;另一方面由于社會對檔案信息的需求不斷增加,傳統的檔案管理方法已經不能完全滿足這種需要。國家行業電子政務和電子業務的普遍應用,大大拓寬了檔案信息的服務空間,對檔案資源服務的內容和方式提出了更新更高的要求,促使檔案工作跳出傳統的狹窄思維,適應社會發展,改變管理理念,創新服務方式,利用現代信息技術搭建數字化、網絡化的信息服務平臺,有效積累和儲備國家信息資源,真實保存社會記憶,實現更大范圍和更多種類的檔案信息資源互補與共享,以適應社會發展和國家信息化建設的需要。

  二、制定實際可行的檔案電子化前期實施方案是開展檔案數字化工作的重要環節,該項工作直接影響到檔案數字化工作的效果。檔案管理人員可以從以下方面來進行強化:一是與軟件服務商共同研究編制需求方案。通過分析調研報告、工作內容,安排好時間、人員,雙方共同進行需求調研、需求分析、需求規劃,分析并落實具體內容、方式、方案等等,作為檔案管理部門,一方面要核查在技術層面的先進性,這個可以和本單位的信息部門協同完成。另一方面,是對檔案系統功能、流程及外包的各個微觀目標等的溝通和確定。總之,業務需求,既要符合實際,又要具有前瞻性和全面性。在功能方面,既要考慮功能滿足自身的要求,又要突出重點,把握關鍵。在檔案管理系統的功能上要注意如文檔一體化管理、歸檔流程、借閱利用流程、長期保管、安全性能、標準規范等方面內容,在微觀目標上,對數據加工流程各環節、著錄格式要求、檢索方式、文件保存格式、查詢統計等等都需要做詳細的規定。同時,應該征求各方意見,特別是信息部門和重要業務部門的反饋意見,以加強檔案管理的適應性。加強檔案數字化的質量,不僅需要對技術把關,還需要進行制度和管理上的約束,提高檔案管理數字化的工作質量。檔案管理的數字化涉及到人員、安全、財物等方方面面的工作,在進行檔案數字化時,檔案部門根據單位情況制定相應的制度,有一套規范的操作程序。第一,檔案部門應要制定出外包工作需要遵循的規范、標準,如根據《關于移交進館檔案質量檢查辦法》《紙質檔案數字化技術規范》等標準和相關地方標準,制定檔案數據采集標準、著錄細則、加工流程等,以便外包單位有章可循。檔案部門人員要積極參與數字化現場的工作,以便發現問題后及時處理問題,提供各個環節工作質量和效率。建立第三方審核和三方溝通機制。第三方審核,類似工程項目中的監理方。這個第三方,往往是具備有檔案數字化業務指導能力的團體或個人,一般是檔案行政業務人員或檔案學、信息管理方面的專業人員。第三方可以采取臨時抽查和不定期檢查的方式進行審核,對項目進行評估、召開會議、短期培訓,對存在的問題提出要求和解決辦法,要求外包商進行改正。檔案部門和外包商,在遇到疑難問題時,也可以由第三方來統籌考慮,統一解決。對檔案的出入庫、檔案交接、外包的人員出入、作息時間、工作注意事項,進行規定,建立檔案出入庫表單、工作量表單等,創造良好有序的工作環境

  三、檔案數字化工作業務的流程。檔案數字化加工的程序繁多,流程大致可分為:提卷、登記、檢查檔案、拆卷、組卷、編頁碼、擬標題、核標題、整理、掃描、圖像處理、數據掛接、掃描數據質檢、修改、二次質檢、著錄標引、打印目錄、裝訂(裝盒)、還檔、登記、歸檔、備份、抽檢等。由于各個單位的檔案情況不一致,各個環節可能是一起進行,也可能是分開進行,依據實際情況確定。但業務流程必須能把握環節之間的有效銜接,確保各環節設計縝密,保證錯誤最小化。項目實施中,針對每個流程的各個環節,形成數據表格,形成文本,以便查證。如提卷,需要有提卷單;擬標題,需要按規范擬定,條目清晰,形成表單;整理裝訂要按照國家規定;掃描圖片要小心翼翼、操作規范等。

  結語:檔案數字化掃描工作和檔案管理系統的驗收,并不標志這這項工作徹底完成。在檔案數字化工作的實踐中,仍然有許多工作需要不斷完善和改進,特別是檔案管理系統,需要經過較長時間的試運行,才能發現問題,進而完善系統的各項功能。

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