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用友NC信息系統的實施應用實踐研究

出處:論文網
時間:2019-09-11

用友NC信息系統的實施應用實踐研究

  [中圖分類號]F232;F406.7;F426.6 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194(2019)12-00-02

  0     引 言

  近年來,企業ERP系統已逐步在各行各業中得到了廣泛應用和普及,ERP系統作為信息技術的產物,是衡量企業開展信息化建設的標志,對企業管理思想、經營方式、組織結構和資源配置都產生了積極作用,成為推進企業觀念轉變和思維創新、規范和優化管理業務流程、實現數據和信息集成共享的有力工具。

  1     項目背景

  ESI公司是一家有30余年歷史的生產制造型高新技術企業,主要產品包括電觸頭材料、絕緣材料、薄膜生產線成套裝備和特種電機,其生產類型既有連續型生產又有離散型生產,既有備貨型生產又有訂單型生產,既有小批量多品種生產又有項目型定制化生產,同時還涉及貴金屬管理等問題,在財務內控管理、成本核算、供應鏈管理和精益生產等方面具有迫切管理需求。為適應未來幾年產業發展的需要,ESI公司決定上線一個功能適用、方案可行、性能可靠、與上級主要單位財務兼容的ERP系統,通過信息化手段實現全面管理。

  2    項目立項及實施過程回顧

  ESI公司首先進行了項目立項,根據戰略發展規劃對公司業務進行了全面分析,制定了“整體規劃、分步實施、效益驅動、重點突破”的工作原則,明確了實施ERP系統所達到的5點目標,即搭建一個基礎的、可擴展的信息管理平臺,具備一種對資金計劃、預算進行內部控制的管理工具;改變資金賬,實物賬期末無法自動結轉,耗費大量人工在對賬核銷工作上;按照管理要求實現業務成本分類、統計與核算;統籌采購、庫存、生產、銷售與財務管理對接,實現財務與業務一體化;建立現代企業管理體系,全面提升管理水平。ESI公司隨后實地考察了多家已實施上線ERP系統的企業,學習借鑒有關企業實施應用的成功經驗,同時對國內用友、金蝶等廠商的ERP產品進行全面對比,初步論證了滿足當前公司內控管理需要,便于日后擴展提供可行性方案。

  經認真選型和商務談判,ESI公司最后選定了用友NC管理信息系統,第一期上線的系統內容包括財務管理總賬、應收、應付、存貨核算、固定資產、銀行對賬和企業報表等模塊,供需鏈管理的合同管理、采購管理、銷售管理、庫存管理、庫存計劃和委外加工等模塊,生產管理的物料需求計劃、離散生產任務管理等模塊。ESI公司抽調相關部門的業務骨干組建了項目組,制訂了詳細的實施計劃,按照“以財務為中心,自上而下,逐步推進”的工作思路組織實施NC系統。實施過程主要分為3個階段,第一階段為初步方案及系統搭建、測試階段,在本階段完成了需求調研,編寫系統方案,定義系統編碼規則,梳理確認業務流,安裝測試系統,整理及錄入基礎數據等工作;第二階段為方案優化及數據補錄階段,在本階段完成了評審及優化實施方案,搭建及配置正式系統環境,培訓最終用戶,補錄動態數據,二次開發對接上級單位財務系統等工作;第三階段為試運行及系統優化階段,在本階段完成了實施顧問駐場指導知識轉移,解決處理異常問題,改進優化系統等工作。經過一年時間的系統實施,各相關部門能夠通過系統熟練的日常處理業務,及時錄入數據,保證用友NC管理信息系統處于穩定運行狀態。

  3     項目主要業務場景描述

  NC系統中的信息流是核心、物流是保障、資金流是手段,通過三者有效互動和同步處理,構成了一個完整的管理模型。供應鏈管理模塊以銷售作為需求來源推動下游業務展開,通過計算庫存,結合產成品現有結存量、可用量、安全庫存、最高最低庫存等物料屬性進行MRP運算計算出產品缺貨量,并根據物料類型、制造件和委外件BOM計算產成品對應原材料的缺貨量;采購件根據計算生成請購單繼而走后續采購流程,委外件根據計算計劃生成委外訂單走后續委外業務流程,制造件根據MRP計算生成計劃訂單,進行生成離散生產訂單;產品庫存滿足需求后由銷售訂單執行后續銷售業務流程,根據物料屬性不同推動下游單據以及相應流程流轉;銷售、采購、委外加工、生產制造、庫存管理各模塊相互關聯構成供應鏈管理的整體流程。財務管理模塊以前端業務單據作為數據唯一來源,保證數據的準確性和一致性。當企業發生經濟業務時,NC系統的財務管理模塊通過憑證觸發機制自動選擇相應憑證模板,根據業務與賬戶之間的關系形成會計數據,自動生成憑證;實時檢測數據庫中的數據變化情況,一旦關鍵字段發生改變則自動觸發記賬、過賬業務;同時,通過智能分析程序進行處理分析,向報表系統提供相關報表數據,結果存入數據庫,生成決策所需各種報表、報告等信息。

  4     項目實施效果評價

  ESI公司的系統實施把對軟件系統的理解與對企業管理的認識進行有機結合,通過“系統配置+業務流+單據操作+審批流+報表”等方法,將各業務環節的管控要點一一固化到信息系統中,實現了資金運行集成、業務流程優化、存貨動態監控和管理持續改善。系統上線成功主要表現在以下8個方面:①通過規范基礎管理、統一核算規則、完善基礎檔案資料、優化部分業務流程、編制系統應用操作規程,進一步規范企業管理;②搭建了高可用性的、統一的信息工作平臺,建立了統一的業務處理流程;③使管理人員實時獲取所需統計分析數據,大幅提升了數據的及時性和有效性;④規范了業務員處理業務的日常習慣,加強了部門之間、崗位之間的工作交叉,強化了互相監督、互相約束的工作機制;⑤實現了財務業務一體化的協同管理,做到數據可追溯,能快速找出存在問題的業務處理環節,方便核對、分析與糾錯;⑥通過嚴格、靈活的權限規劃與委派分配,實現業務權限的合理規劃,使上級監管更具可操作性;⑦方便管理層實時監控,在數據物理集中基礎上實現財務、業務數據實時、動態的跨單位、跨期間查詢、匯總、分析、監控,從而有效支持決策;⑧實現物流管理業務多維度的監控與核算分析,如實現特殊部門的物料管理要求,增加了批次、項目、單機、部件等控制和核算維度,為實現精細化物料管控與核算分析提供了功能保證。   5     項目實施成功經驗總結

  (1)領導重視及推進。實施新信息系統伴隨著業務流程優化,而流程改變則意味著調整相關人員的工作方式,每當系統實施遇到困難和阻力時,ESI公司的“一把手”和各部門的“一把手”都會采取有力措施進行強力推動,使職工密切配合,為系統實施提供了堅強后盾。

  (2)錄入數據準確性。數據的完整準確是信息系統的基石,為保證各業務環節數據的準確性,ESI公司在實施中對數據管理采取了幾點措施:一是了解數據,在整理數據前讓數據提供者了解其來源和目的;二是審查數據來源,從核心數據庫中提取信息前進行識別數據來源并檢查來源的有效性;三是開展數據治理,對數據獲取、處理和使用進行監管,進一步驗證數據的準確性。

  (3)發揮項目團隊的核心作用。ESI公司系統實施項目組充分發揮了各項目組成員的專業特長和積極性,在團隊建設上經歷了初建、震蕩、磨合、協作和默契5個階段,最終形成了一個高效、互相信任的工作團隊,成為推動系統成功實施的中堅力量。

  (4)重視培訓。應用NC系統要靠基層職工進行具體操作,ESI公司在實施過程中特別重視培訓工作,在實施NC系統前,要對中高層領導、業務骨干和普通員工開展分層次、多種形式的培訓活動,從而達到統一認識、發現需求、學習經驗和掌握技能的目的。

  (5)充分評估風險,定位準確。ESI公司將軟件選型、實施內容、實施范圍、實施步驟與公司發展戰略的階段性目標緊密結合起來,進行了準確定位,同時對項目實施風險進行充分評估,采取了必要手段進行預防和控制,盡可能地規避和降低實施風險。

  6     企業應用用友NC系統存在的問題

  第一,還需定制開發個性化管理需求。NC系統是用友公司推出的一個通用型企業信息系統,充分利用系統功能雖然能滿足和實現ESI公司的大部分管理要求,但仍然存在一些個性化管理需求不能完全實現,還需要在NC系統上提供二次開發模塊上進行定制開發。第二,還需持續提升適應管理需求新變化的能力。管理無止境,隨著公司的不斷發展,企業要不斷提出新的管理要求,系統運維管理隊伍不能快速響應和適應管理需求的新變化,不能及時完成系統優化調整。第三,還需進一步擴展系統應用的覆蓋面。除財務管理、供應鏈管理和生產管理外,NC系統還有大量其他管理模塊未實施開展,只有進一步擴展系統的應用覆蓋面,才能全面、整體提升企業管理水平。

  7     結 語

  系統實施上線只是應用開始,企業信息化建設是一個持續改進、不斷完善的過程,要充分發揮信息化系統的功能和優勢,不斷統一和強化業務管理流程化,推進組織管理的創新,不斷提出新目標和要求,通過持續不斷完善實現信息化,給企業帶來最大收益。

  主要

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