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基于信息化視角的高校財務內部控制建設研究

出處:論文網
時間:2019-09-12

基于信息化視角的高校財務內部控制建設研究

  隨著信息化步伐的逐步加快,高校財務管理中已經普遍應用了信息技術,高校的籌資渠道不斷拓寬,收費模式不斷改進,財務管理工作逐漸復雜化,財務管理風險也隨之增加。信息化的發展改變了高校財務管理的業務流程及管理模式,對高校財務的內部控制產生深刻的影響。目前,高校財務管理模式已逐步從核算型向管理型轉變,需要制定科學合理的財務內部控制制度,建立財務管理信息化系統,將財務管理信息化系統融入高校內部控制建設之中,使信息化系統與財務內部控制有機結合,提升高校財務管理的技術手段,推動高校財務內部控制的可持續發展,加快實現教育現代化和信息化的進程。

  一、高校信息化下建設財務內部控制的必要性

  我國教育體制的不斷改革與完善,越來越重視高校的管理建設,而高校財務內部控制已經成為高校管理建設的重要內容。為了加強高校的辦學管理水平和防范風險的能力,促進高校的可持續發展,必須完善高校財務內部控制體系。高校加強財務內部控制能夠有效規范財務管理制度,實時監控財務的使用狀況,從根源上遏制貪污腐敗、財務造假等現象的產生。由于當前的高校財務管理制度并不完善,容易造成各種財務漏洞,例如未按規定用途使用科研經費、物資采購收受回扣、財務審批權責不明等,都會導致資源浪費和教育失衡,不利于高校的整體發展,而強化財務內部控制可以促使各項經濟活動嚴格遵循法律法規,有效地解決各類財務難題。

  目前,我國的內部控制發展相對緩慢,內部控制理論還不系統,內部控制規范體系也不完善,無法形成全面的內部控制規范框架體系。為了規范高校的內部控制體系,提高辦學管理水平和防范風險應對能力,需要在信息化背景下加強內部控制建設。內部控制具有綜合性、系統性的特點,是一種監督與控制的方式,可以通過對資產的保管、檢查、使用、清算等方式進行監控,應用在財務管理的各個方面。財務管理作為內部控制建設的重要內容,能夠保證財務工作的安全有效。而高校財務管理信息化有利于提高財務預決算管理水平,通過對歷史財務數據進行系統的分析,才能更加準確、及時地開展財務預算和決算管理工作,實現高校財務工作精細化管理,進而提升財務管理水平。高校的信息化建設,為財務管理帶來了便捷和效率,使高校財務信息得以充分利用,從而有利于制定科學的決策,提高財務管理水平和經濟效益。但是,信息化作為一把雙刃劍,不僅帶來機遇,同時也蘊藏著巨大的風險,高校需要建立有效的財務內部控制體系,確保財務信息的安全穩定。高校的信息化建設和財務內部控制建立相輔相成,信息化推動了財務內部控制的發展,財務內部控制可以防范信息化建設的隱患,因此在信息化條件下建立財務內部控制有利于促進高校快速、健康的發展。

  二、高校財務內部控制和信息化的現狀

  (一)對財務內部控制認識不全面,缺乏完善的內部控制制度

  高校管理層和財務人員對高校的財務內部控制認識不深,往往重計劃,輕執行和考核,弱化了財務內部控制的執行力度。高校的財務內部控制必須運用科學的方法和技術對高校財務活動進行規范、約束和評價,以達到財務活動預期的目標。雖然許多高校制定了相關制度,但在實際管理過程中,尤其在“三重一大”的項目決策過程中,大多數高校由校領導直接審批,缺乏集體決策或聯簽制度,不履行科學的決策程序以及責任制度,即使部分高校制定了內部控制制度,但也形同虛設,缺乏有效的風險防控措施。

  由于大多數高校缺乏完善的內部控制制度,特別是在財務內部控制制度方面存在許多漏洞,例如高校財務審核與財務記賬人員、票據保管人員與出納核算人員、物資采購人員與招標工作人員、資產保管人員和資產記賬人員等沒有嚴格的授權制約,違背不相容職務相分離的要求,即使部分崗位為了追求成本效益原則,一人承擔兩個不相容崗位,但是缺乏有效的監督機制,未能建立完善的財務內部控制制度。因為許多高校的財務內控制度時常執行不到位,導致內部控制制度流于形式,而部分高校在制定內部控制制度時,內容簡單、權責不明,在財務內部控制管理上存在漏洞,為違法犯罪行為創造了便利條件,導致部分高校在物資采購、基本建設、科研立項等領域利用職務便利,違法犯罪。因此,完善財務內控制度建設,是高校面臨的迫切工作。

  (二)高校財務信息化建設與管理水平不足

  信息化建設需要對數據的安全性提出較高的要求,因此大多數高校采取獨立的局域網進行物理隔斷,從而導致各個部門的信息系統自成獨立體系,使財務系統孤立于其他部門業務系統,由于缺乏全面的、健全的、有效的信息化系統,使信息化建設存在數據標準不統一、跨平臺兼容性差等問題,給數據共享帶來難度,導致財務管理運行效率低下。在高校信息化環境下推行財務內控體系建設,對財務工作人員的信息化技能水平提出了更高的要求,然而現階段各高校的財務工作人員對信息化知識的掌握熟練程度不夠,在實際工作中難以適應信息化條件下的財務內部控制要求。

  隨著高校財務信息化建設的不斷發展,會計憑證開始由原來的紙質憑證轉變為電子憑證,改善了紙質憑證容易破損的缺點,提高了憑證查閱的便捷度。由于互聯網具有顯著的開放性特征,使財務數據面臨較大的安全風險,所以高校內部控制需要重點關注財務數據的存儲方式和會計人員操作的技能,但是高校需要嚴格控制財務工作中隨意篡改數據的行為,防止營私舞弊現象的發生。在財務信息化環境下,電子發票已經逐步融入高校日常的經濟業務活動中,雖然有利于財務人員保管、調閱、查詢原始票據,提高財務人員賬務處理的效率,但是缺乏完善的財務信息管理系統,從而難以鑒別電子發票的真偽性,并且增加電子發票重復打印報銷的風險,使財務人員承受更大的責任和壓力。   三、優化信息化環境下的高校財務內部控制舉措

  (一)完善財務內部控制制度

  高校信息化的迅速發展,需要積極轉變內部控制理念,將財務信息化的意識深入具體的財務工作中,建立一套完整、系統的財務內部控制體系,保障高校財務內部控制的合理合法。科學地制定會計信息系統控制制度和業務授權審批控制制度,嚴格控制不相容職務分離,加強對關鍵業務的控制,落實崗位責任制,形成有效的制衡機制,使財務內部控制制度具有全面、科學、合理性。完善財務內部控制的事前、事中、事后全過程控制,防止違法違紀行為發生,實現信息化條件下財務內部控制對會計業務的核算和監督,避免不規范的財務行為發生。

  (二)建立良好的信息化管理系統

  信息化管理系統是實現財務內部控制體系的重要方式,建立良好的信息化管理系統,有利于加強高校各部門的信息溝通,及時掌握信息,提高內部控制效果,以便制定科學、合理的決策。高校需要不斷開發或者引進先進的信息管理系統,優化信息系統的質量,從而提高財務內部控制效率和效果。高校的經濟業務活動流程,往往從開始發生到財務報銷需要經過多個部門的簽字審批,造成財務報銷業務流程繁瑣、效率低下,因此高校可以將財務系統與人事、科研、教學、后勤等部門系統相互銜接,形成一個完整、全面的信息化管理系統,建立網上預約報銷和業務審批系統,通過信息化管理直接傳遞信息、辦理業務,提高財務報銷業務的效率。由于互聯網的開放性,迫使高校必須提升財務系統的安全性,規范財務系統的操作權限,加強財務數據的儲存和處理,提高財務系統的風險監控,從而降低財務系統的漏洞與風險,建立安全可靠的財務信息化管理系統。

  (三)加強財務內部控制評價和審計體系

  高校財務內部控制評價是指管理層或審計部門定期對財務內部控制的有效性進行全面評價,并形成評價結論和出具評價報告。通過對財務內部控制設計的有效性和運行的有效性進行評價,高校應當從內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內部監督等五要素展開,結合高校自身的特點和管理模式,確定評價的具體內容,建立核心指標體系,對財務內部控制的設計與運行情況進行全面評價,及時發現財務內部控制的缺陷并予以披露。

  高校需要建立審計部門,制定審計監督制度,通過檢查和評價高校經濟業務活動的合理性、合法性來實現高校目標,對高校財務內部控制體系建設具有重要的監督作用。審計部門通過對高校資產、科研、采購、基建等工作進行再次監督檢查,保證高校資金使用的效益性和安全性,從而降低財務風險、提高辦學質量。此外,高校也可以委托會計師事務所進行獨立審計,監督、指引高校財務內部控制體系的建設,保證財務內部控制系統可以正常有序運行。

  (四)提升財務人員的綜合素質

  在信息化背景下,財務人員需要全面提升信息化操作技能,積極主動學習信息化知識,定期參加財務信息化的相關培訓,以適應高校財務信息化發展的要求,滿足高校財務內部控制工作的需要,實現信息化管理與財務內部控制的有機整合。高校財務負責人應當依據信息化對財務內部控制工作的要求,組織財務工作人員培訓學習內部控制基本規范和配套指引,結合高校實際情況制定學習內部控制的培訓方案。高校財務信息管理系統一般包括收費管理系統、賬務處理系統、報表管理系統、固定資產管理系統等,財務人員可以根據需求參加專業技能和操作能力的培訓,全面提高財務信息管理系統的使用效率,確保財務內部控制工作的有效實施。

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